Volvo filosunda servis iş emri, yalnız yapılacak bakımın listesi değildir. Araç, şikâyet, onay yetkisi ve teslim beklentisini aynı kayıtta birleştirir. Kurumsal müşteriyle servis arasındaki belirsizliği azaltmak için planlı bakım ile arıza incelemesi baştan ayrılmalıdır.
Araç kabulünde hangi bilgiler alınır?
Plaka veya şirket araç kodu, kilometre, teslim eden kişi ve kullanım şikâyeti kaydedilir. Sürücünün “araç titriyor” ifadesi hangi hız ve koşulda olduğuyla tamamlanır. Hasar ve teslim edilen anahtarlar da kabul kaydına eklenebilir. Kurumun talep etmediği kişisel bilgiler gereksiz yere toplanmamalıdır.
Teşhis onayı ile onarım onayı farklıdır
Arızayı bulmak için yapılacak inceleme ile bulunan parçanın değiştirilmesi aynı onay değildir. Ücretli teşhis, söküm veya yol testi kapsamı önceden açıklanır. Sonuç çıktıktan sonra parça, işçilik ve tahmini süreyle onarım teklifi sunulur. Şirketin belirlediği onay yetkilisi bilinmeden sürücü beyanıyla maliyet artırılmamalıdır.
Basit onay tablosu nasıl kurulabilir?
Aşağıdaki yapı örnek bir süreç taslağıdır; bir banka veya kiralama şirketinin zorunlu prosedürü olarak sunulmaz. Kurumun kendi satın alma akışına göre uyarlanmalıdır.
| Aşama | Kayıtta bulunacak bilgi |
|---|---|
| Kabul | Araç kimliği, kilometre ve talep |
| İnceleme | İzin verilen teşhis kapsamı |
| Teklif | Parça, işçilik, vergi ve süre bilgisi |
| Onay | Yetkili kişi, tarih ve kabul edilen kapsam |
| Teslim | Yapılan iş, kontrol ve kalan öneriler |
Ek arıza bulunursa ne yapılır?
Yeni bulgunun fotoğrafı veya ölçüm sonucu ve maliyet etkisi iletilir. Mevcut onayın bunu kapsayıp kapsamadığı kontrol edilir. Güvenliği etkileyen durum ayrıca açıklanır; fakat bu açıklama otomatik harcama yetkisi değildir. İşin durması halinde aracı bekleten neden ve sonraki karar noktası kayıt altına alınır.
Teslim kaydı faturayla nasıl eşleşir?
Faturadaki kalemler onaylanan iş emriyle karşılaştırılabilir olmalıdır. Yapılmayan veya ertelenen işler tamamlanmış gibi yazılmaz. Teslimde kilometre, kullanılan parçalar ve test sonucu belirtilir. Kurum araç başına geçmişi bu kayıt üzerinden takip edebilir. Dista ile filo görüşmesinde mevcut onay akışınızı paylaşmak hizmet kapsamını somutlaştırır.
Servis görüşmesine hazırlık
- Onay yetkilisini ve iletişim kanalını belirleyin.
- Teşhis ile onarım bütçesini ayrı konuşun.
- Kurumunuzun iş emri veya satın alma numarasını paylaşın.
Sık sorulan sorular
Sürücünün aracı bırakması bütün işlere onay sayılır mı?
Bu şekilde varsayılmamalıdır. Kurumun onay düzeni ve sürücünün yetkisi baştan belirlenmelidir. Ek işler tanımlanmış yetkiliye sunulmalıdır.
Sabit bakım paketi ek arızaları kapsar mı?
Paketin yazılı kapsamına bağlıdır. Planlı bakım, teşhis ve arıza onarımı ayrı kalemler olarak açıklanırsa beklenmeyen fatura tartışmaları azalır.